Es el documento mercantil en formato electrónico que se ha generado por medios informáticos, que reemplaza al documento físico en papel, pero que conserva su mismo valor legal. La factura electrónica contiene los mismos datos que la factura en papel, y va firmada electrónicamente utilizando un certificado digital reconocido.

Tiene la misma validez legal que la factura en papel.

Consiste en la transmisión de las facturas entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

Cualquier persona que disponga de un certificado electrónico reconocido no revocado de los aceptados por la Diputación Foral de Gipuzkoa puede presentar una factura en el sistema. No se requiere el alta en el sistema para la presentación de facturas.

No es necesario estar registrado.

Aunque, como se indica en la pregunta anterior, cualquier persona voluntariamente puede presentar facturas electrónicas, a partir del 15 de enero de 2015, determinadas personas jurídicas están obligadas a presentarlas. Se exceptúan de esa obligación las facturas con un importe total hasta 1.000 euros.
Están obligadas los siguientes tipos de personas jurídicas:
a) Sociedades anónimas
b) Sociedades de responsabilidad limitada
c) Personas jurídicas y entidades sin personalidad jurídica que carezcan de nacionalidad española d) Establecimientos permanentes y sucursales de entidades no residentes en territorio español en los términos que establece la normativa tributaria
e) Uniones temporales de empresas
f) Agrupaciones de interés económico, Agrupaciones de interés económico europea, Fondos de Pensiones, Fondos de capital riesgo, Fondos de inversiones, Fondos de utilización de activos, Fondos de regularización del mercado hipotecario, Fondos de titulización hipotecaria o Fondos de garantía de inversiones.

• Podrán enviarse en papel las facturas por importe de hasta 1.000 euros. Esta regla tiene las salvedades que se detallan en los dos apartados siguientes.
• Las entidades proveedoras que hayan estado obligadas a presentar en formato electrónico alguna factura, en adelante, estarán obligadas al uso de la factura electrónica en todas las entregas de bienes y prestaciones de servicios.
• Las entidades adjudicatarias de procedimientos de contratación estarán obligadas a expedir y remitir factura electrónica cuando el importe de adjudicación sea superior a 5.000 euros, con independencia del importe que se facture en cada caso.

Por ejemplo: Una persona jurídica con adjudicaciones superiores a 5.000 euros anteriores a la entrada en vigor de la Orden Foral no tendrá obligación de emitir factura electrónica si esta es de importe hasta 5.000 euros. Por el contrario una persona jurídica con varias adjudicaciones posteriores a la entrada en vigor de la orden foral, tendrá obligación de emitir todas sus facturas en formato electrónico si por lo menos una de estas adjudicaciones es superior a 5.000 euros.

La Diputación Foral, consciente del esfuerzo que supondrá para los proveedores la adaptación al nuevo sistema, facilitará en todo lo posible la transición al mismo.

• La normativa general establece que están obligados a presentar facturas electrónicas a las administraciones públicas los proveedores cuya personalidad jurídica esté dentro de los supuestos citados en una de las anteriores preguntas.
• Los ayuntamientos y las entidades adheridas al PGEFe son competentes para regular, dentro del marco de la normativa aplicable, las excepciones a la obligación general de enviar facturas electrónicas que afecta a las personas jurídicas enumeradas anteriormente. En la sección "Directorio de entidades adheridas al Punto General de Entrada de la DFG y sus unidades tramitadoras" de este PGEFe se informa de la regulación que sobre esta cuestión aplica cada una de las entidades adheridas.

Para facilitar las relaciones con sus proveedores todas las administraciones públicas deben tener un Punto General de Entrada de Facturas electrónicas. A través de este punto los proveedores pueden presentar sus facturas electrónicas y consultar la situación de sus facturas. Es decir, es un canal a través del cual los proveedores envían sus facturas electrónicas y reciben información acerca de su tramitación.
La DFG ofrece a los proveedores su PGEFe que es un servicio propio de la Diputación Foral de Gipuzkoa al que se han adherido otras entidades.

No, la DFG no se ha adherido al PGE de Facturas electrónicas del Estado denominado "FACe". La DFG, de acuerdo con la normativa vigente, ha creado su propio Punto General de Entrada de Facturas electrónicas y sus proveedores deberán utilizarlo para enviar sus facturas electrónicas.

Sí, pueden. Pero por lo general, no utilizarán esa vía.
Cada ayuntamiento puede decidir porque vías va a recibir las facturas electrónicas. Esa información se facilita en la sección "Directorio de entidades adheridas al PGE de la DFG y sus unidades tramitadoras". También les pueden informar en cada ayuntamiento y entidad.

Este Punto General de Entrada presta servicio a diferentes administraciones públicas de Gipuzkoa:

• la DFG.
• los organismos autónomos dependiente de la DFG: Uliazpi y Kabia.
• La práctica totalidad de los ayuntamientos de Gipuzkoa.
• otros organismos públicos radicados en Gipuzkoa

En la sección "Directorio de entidades adheridas al PGE de la DFG y sus unidades tramitadoras" se detallan las entidades que reciben facturas electrónicas a través de este Punto.

El PGEFe de la DFG recibirá las facturas electrónicas de todas las entidades adheridas, las registrará en el Registro de entrada y salida de documentos de la DFG y las reenviará a los correspondientes Registros Contables de Facturas de esas entidades.
El PGEFe de la DFG enviará a los proveedores una comunicación confirmando la recepción de la factura electrónica, indicando entre otros datos fecha y nº de registro de entrada o si la factura no ha podido registrase, indicando el motivo de la imposibilidad de registro.

1. Confeccionar la factura electrónica en formato "facturae".
2. Firmar la factura utilizando un certificado electrónico.
3. Enviar la factura al PGEFe empleando uno de los dos canales que se detallan más adelante.

El denominado "Facturae versión 3.2", conforme a lo previsto en la Orden Foral 632/2014, de 1 de diciembre, por la que se regulan determinados aspectos del Punto General de Entrada de Facturas electrónicas y del registro contable de facturas en el ámbito de la Administración foral del Territorio Histórico de Gipuzkoa. Así mismo se admiten las facturas electrónicas presentadas en la variante del formato facturae 3.2.1 y 3.2.2.

Es un fichero de texto, con extensión "xml" o "xsig", y que internamente tiene una estructura normalizada con etiquetas y jerarquías, descritas en https://www.facturae.gob.es/formato/Paginas/formato.aspx

Las aplicaciones informáticas de contabilidad y facturación que habitualmente emplean las empresas tienen módulos adicionales para la generación de facturas electrónicas en formato xml "Facturae".
Si no se cuenta con ningún software de gestión de facturas, existen aplicaciones descargables desde internet de forma libre y gratuita, que permiten generar y gestionar los "facturae" de forma sencilla. Como muestra, citaremos:

• Programa ef4ktur, iniciativa de las Diputaciones Forales Vascas para dotar gratuitamente a sus emisores de facturas de una solución de factura electrónica que de forma sencilla y práctica. Se descarga de forma gratuita desde la siguiente página web habilitada para su distribución y soporte: http://www.ef4ktur.com/index.php?lang=es
• Programa facturae, desarrollado por el Ministerio de Industrial, Energía y Turismo y así mismo gratuito.
• http://www.hazteunafacturae.com

Por último, muchas entidades bancarias ofrecen el servicio de generar al cliente el facturae y enviarlo, aunque no suele ser gratuito.

Para que el fichero sea válido debe estar firmado con una firma electrónica avanzada, basada en un certificado digital reconocido. Por lo tanto, el proceso de creación de una factura electrónica tiene siempre dos pasos:

1. Generar el "facturae".
2. Firmarlo digitalmente.

No, cada factura que se envíe al PGEFe debe ir en un único fichero. Por lo tanto, no se admitirán envíos de varias facturas (lotes) en un fichero xml o xsig.

La lista de certificados digitales aceptados se encuentra en el listado A siguiente (A - Proveedores de Servicios de Certificación y sus certificados).
 Lista de certificados digitales aceptados

En esta dirección podrá comprobar si la factura electrónica cumple con los requisitos establecidos http://sedeaplicaciones2.minetur.gob.es/FacturaE/

El envío de las facturas electrónicas al Servicio de Contabilidad podrá hacerse por estos medios:

• Mediante la invocación del servicio web de recepción de facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa. Este servicio está disponible con la URL: "https://w390w.gipuzkoa.net/WAS/HACI/HFAServiciosProveedoresWEB/services/FacturaSSPPWebServiceProxyPort".
  En particular, el programa ef4ktur está configurado para la remisión automática de facturas electrónicas a las entidades adheridas al PGEFe desde el propio programa a través del referido web service.
• Utilizando la aplicación que se encuentra en la sección de este Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de Gipuzkoa denominada "Envío de facturas electrónicas"

No es posible enviar facturas electrónicas por correo electrónico. La normativa vigente no permite utilizar ese procedimiento.

Si la factura electrónica ha sido recibida y registrada correctamente, el PGEFe enviará una comunicación con el número del Registro de entrada y salida que se le ha asignado. En el caso en que la factura no haya sido recibida, se indica el motivo del rechazo.

Debe comprobar que su factura está incluida en un fichero de extensión ".xml" o ".xsig" y que la versión del formato facturae es la correcta: versión 3.2 ó 3.2.1. Si no es así, debe dirigirse a su proveedor informático para que le informe acerca de cómo confeccionar su factura correctamente.
En el caso de que haya utilizado el programa ef4ktur debe emplear los mecanismos de atención a los usuarios que se indican en ese programa.

En primer lugar, debe comprobar que el certificado que está empleando es un certificado electrónico reconocido. En el caso en que lo sea, puede utilizar la opción de "Soporte técnico" disponible en el PGEFe desde donde podrá enviar un email con su consulta o utilizar la asistencia online remota directamente con un agente.

Puede utilizar la opción de "Soporte técnico" disponible en el PGEFe desde donde podrá enviar un email con su consulta o utilizar la asistencia online remota directamente con un agente.
Así mismo, las empresas que utilicen el programa ef4ktur para la elaboración y envío de las facturas electrónicas podrán adjuntar documentos a la factura para su envío junto a ésta.

En la sección "Envío de facturas electrónicas" de este Punto General de Entrada se pueden adjuntar otros documentos justificativos a la factura electrónica. Eso mismo sucede en el caso del servicio web.

En este mismo Punto general de Entrada de Facturas electrónicas tiene un apartado en el que se posibilita la consulta del estado de la tramitación de las facturas remitidas.
Si la factura está dirigida a la Diputación Foral de Gipuzkoa, es posible consultar la situación de cualquier factura remitida, tanto electrónica como en formato papel. La consulta requiere identificación previa y puede realizarse utilizando certificado electrónico o mediante clave operativa.
En el caso de las facturas electrónicas presentadas tanto a la Diputación Foral como a las otras entidades adheridas utilizando este PGEFe, se puede consultar su estado de tramitación completando un formulario con el NIF de la empresa facturadora, serie y número de la factura, su fecha e importe.
Así mismo podrá obtenerse un justificante de la presentación de la factura electrónica en el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa, debiendo introducirse para ello el Código seguro de verificación (CSV) que ha sido notificado en el mensaje de recepción del envío de la factura electrónica.

Para consultas relacionadas con el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas.
Para cualquier consulta envíe un mensaje con sus datos (Nombre, teléfono y email) a la dirección de correo electrónico onlinelaguntza@gipuzkoa.eus indicando en el asunto que su duda está relacionada con 'Recepción de facturas electrónicas'.
Aviso: No debe emplearse esta dirección de correo electrónico para enviar facturas electrónicas.
Para otras consultas relativas a cuestiones administrativas o de tramitación pueden dirigirse al teléfono de Atención telefónica del departamento de Hacienda y Finanzas: 943 113 000

El Servicio de Contabilidad gestiona el Punto General de Entrada de Facturas electrónicas de la Diputación Foral de Gipuzkoa.
   Departamento de Hacienda y Finanzas
   Servicio de Contabilidad
   Paseo de Errotaburu nº 2.
   20018, San Sebastián

De acuerdo con la normativa vigente en materia de contratación y de envío de facturas electrónicas, los proveedores deben incluir en sus facturas los datos relativos al órgano gestor, entidad tramitadora y oficina contable que van a tramitar esa factura. Esa información debe ser facilitada al contratista por la entidad contratante.
Las unidades administrativas (gestora, tramitadora y contable) de todas las entidades están identificadas y codificadas en la sección "Directorio de entidades adheridas al Punto General de Entrada de la DFG y sus unidades tramitadoras" de este PGEFe.
Los proveedores deben emplear los códigos recogidos en la mencionada sección.
En el caso de la Diputación Foral de Gipuzkoa, el proveedor incluirá como órgano gestor el departamento que ha contratado el suministro, obra o servicio, excepto en el supuesto en que el contratante haya sido "Servicios Generales del Departamento de Administración Foral y Función Público". La identificación y codificación de la unidad tramitadora y de la oficina contable que deben utilizarse figuran en la misma línea del órgano gestor.
Del mismo modo, en las facturas dirigidas a otras entidades el proveedor deberá emplear los datos que figuran en la sección citada "Directorio de entidades adheridas al Punto General de Entrada de la DFG y sus unidades tramitadoras".

Donostia a 9 de enero de 2015